IDEIAS SIMPLES PARA A REDUÇÃO DE CUSTOS NA SUA EMPRESA

Empreender pode ser uma tarefa bem complicada, principalmente em tempos de crise e instabilidade financeira. Nesse cenário, o grande desafio é a redução de custos do negócio sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços, bem como os processos da empresa.

No entanto, ao contrário do que pensam muitos donos e gerentes, cortar custos não precisa ser encarado como algo ruim. E quando bem planejada, pode impactar toda a empresa de forma muito positiva.  

Gostou da ideia e quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura

A diferença entre custos e despesas

Ainda é bem comum que haja confusão entre o que são custos e o que são despesas em uma empresa. Por isso, antes de compartilhar dicas que ajudam na redução dos custos, vamos explicar a diferenças entre esse dois conceitos:

Despesas

As despesas são os gastos necessários para o funcionamento de uma empresa, ou seja, os gastos administrativos. São exemplos de despesas:

• os salários dos funcionário
• a comissão dos vendedores
• o material de escritório
• as ações de propaganda, publicidade e marketing

Custos

Já os custos são os valores desembolsados relativos à produção dos bens e produtos finais do negócio ou desenvolvimento de um serviço. Exemplos de custos são:

• compra de matéria-prima
• pagamento de mão de obra direta ou indireta
• depreciação de máquinas
• contas de energia elétrica e água

Custos variáveis e custos fixos

Além de entender a diferença entre custos e despesas, é muito importante também compreender que existem custos fixos e variáveis e saber quais são eles. 

Custos variáveis 

Os custos variáveis oscilam conforme a produção, ou seja, se a empresa produz muito em um mês, os custos com matéria-prima e embalagens, por exemplo, aumentaram. 

Custos fixos

Já os custos fixos não dependem da produção, e permanecem os mesmos mês após mês. São exemplos de custos fixos o valor do aluguel e da internet.

Depois de entender a diferença entre despesas e custos, e entre custos fixos e variáveis, o primeiro passo em busca da redução de custos da empresa é fazer uma análise detalhada dos processos e dos custos atuais do negócio. Essa etapa serve para entender quais são os gastos essenciais e identificar se há falhas na operação que possam ser otimizadas ou eliminadas.

É muito importante avaliar todos os gastos existentes na empresa, desde a compra de materiais para o escritório até investimentos mais altos, como o patrocínio de eventos, por exemplo.

Como a falta de controle de custos impacta o negócio

O controle de custos em uma empresa é uma tarefa que vai muito além da análise das contas no final do mês: ele precisa ser diário e muito bem estruturado, já que quando não acontece de forma correta pode trazer sérios problemas para o negócio.  

Entre os principais impactos da ausência de controle de custos em uma empresa estão: 

Erros na precificação dos produtos e serviços

É impossível calcular corretamente o preço final do seu produto ou serviço se você não sabe quanto custou produzi-lo ou desenvolvê-lo. 

Falta de capital de giro

Todo gestor quer ver sua empresa crescer e esse crescimento só é possível com um bom capital de giro. Porém, quando não se tem controle dos custos, é impossível manter um capital de giro que realmente cumpra sua função.     

Incapacidade de planejamento a longo prazo

Se você não sabe o quanto gasta, não há como fazer planos a longo prazo, pois não há uma visão clara da realidade da empresa. 

Endividamento

Quando não há controle, a empresa precisa optar por linhas de crédito para se manter em pleno funcionamento, acumulando dívidas que podem até acarretar o fechamento do negócio. 

10 ideias simples para a redução de custos nas empresas

Veja agora 10 estratégias para a redução de custos que podem ser facilmente implementadas em negócios de diversos segmentos.

1. Conte com a sua equipe

As empresas dependem de seus colaboradores para ter bons resultados, certo? E não é diferente quando estamos falando de redução de custos. Por isso, é importante que todos os funcionários sejam comunicados sobre o momento pelo qual  a empresa está passando. Isso faz com que,  além de se sentirem ainda mais pertencentes à empresa, eles contribuam com o alcance do objetivo de cortar gastos.

Uma boa dica para que isso seja feito é a realização de uma sessão de brainstorming com os colaboradores. Afinal, como eles vivem o dia a dia dos setores, ninguém melhor do que eles para sugerirem ideias que podem otimizar os processos e auxiliar na redução de custos.

2. Otimize processos

Processos lentos e com muitas etapas desnecessárias podem ser um fator que eleva os custos de uma empresa, já que podem acarretar a necessidade de horas extras, gastos com energia elétrica, entre outras coisas.

Ao fazer uma avaliação criteriosa dos processos operacionais da sua empresa, você consegue, por exemplo, identificar quais as etapas da produção podem ser automatizadas.

Aqui, vale destacar que a tecnologia pode ser uma ótima aliada, fazendo com que muitos processos sejam realizados em um menor tempo e com um menor risco de erros e retrabalhos.

3. Negocie com fornecedores

É muito comum encontrarmos empresas que fecham parceria com um fornecedor de produtos ou serviços e ficam acomodadas com isso, sem se atentarem para as vantagens que outros fornecedores podem estar oferecendo no mercado. 

E observar a concorrência não significa, obrigatoriamente, trocar de fornecedor, mas sim conhecer outras ofertas do mercado e assim, ter margem para negociação com os fornecedores atuais.

Além de fornecedor de material de escritório, por exemplo, a empresa pode dar mais atenção na hora da avaliação dos fornecedores de internet, telefone e benefícios.

Atualmente existem muitos planos de telefonia e internet disponíveis no mercado e, quando vinculados ao CNPJ da empresa, as vantagens podem ser ainda maiores.

Já no caso de benefícios, o ideal é avaliar o pacote de benefícios oferecido aos colaboradores e avaliar se eles realmente atendem às necessidades e se refletem diretamente na satisfação da equipe. 

A partir disso, analise se a cobertura de credenciados, o atendimento e as tarifas estão de acordo com o que você e seus colaboradores esperam e, se for o caso, busque outros fornecedores que possam atender melhor a sua empresa. Alguns benefícios que podem ser avaliados nesse sentido são o vale refeição ou alimentação, vale cultura, seguros e planos de saúde, entre outros.

4. Renegocie dívidas

Não tenha receio de procurar seus credores e buscar uma renegociação das dívidas. Isso pode ser uma ótima maneira de conseguir a redução de custos da sua empresa.

Converse com os credores e proponha prazos maiores, redução dos juros ou a possibilidade de quitação antecipada com desconto. Por exemplo, ao invés de quitar uma dívida em 12 vezes, você pode negociar para pagar em menos parcelas com juros menores.  Essa é uma ótima forma de economizar. 

5. Adote atitudes sustentáveis

Atitudes sustentáveis não estão ligadas apenas à proteção do meio ambiente, elas também se relacionam com a área financeira do negócio e à imagem da empresa, já que adotar práticas sustentáveis pode gerar maior visibilidade e mais vendas.

Existe uma série de ações sustentáveis que podem ser iniciadas dentro das empresas que ajudam a reduzir custos. Dentre elas:

• apagar as luzes de ambientes vazios
• usar copos reutilizáveis ao invés dos descartáveis
• evitar imprimir arquivos e/ou utilizar folhas de rascunho quando não forem documentos importantes
• economizar água
• contratar fornecedores locais para diminuir os custos com frete e ajudar a aquecer a economia da região.

6. Aposte no banco de horas

Uma das formas mais eficazes de ajudar na redução de custos é a  implementação de banco de horas. 

Ao invés de pagar horas extras aos colaboradores, a ideia é registar as horas excedentes para que, quando necessário, o colaborador possa sair mais cedo, prolongar um feriado, as férias ou apenas tirar um dia de folga durante a semana, desde que as tarefas estejam em dia, é claro.

Com isso é possível reduzir os gastos na folha de pagamento e também economizar com energia elétrica, por exemplo, pois uma pessoa a menos trabalhando até tarde da noite, também contribui com essa questão.

7. Atenção com contratações e demissões

Existem estudos que apontam que uma contratação feita de forma equivocada pode custar três vezes mais que o salário a ser pago para o contratado. Por isso é muito importante avaliar pontos como: 

• esta é uma contratação realmente essencial? 
• quanto a empresa irá gastar com o processo seletivo? 
• quanto custará o treinamento do novo colaborador?

Já em casos de demissões, o ideal é analisar todos os direitos trabalhistas a serem pagos para o colaborador no momento da rescisão e ver se é realmente vantajoso dar esse passo. Em alguns casos, investir em treinamento específico ou simplesmente trocar o funcionário de função, pode trazer mais benefícios para a empresa do que a demissão. 

8. Faça gestão de tempo

Tempo é dinheiro! Por isso, uma boa gestão de tempo pode trazer uma considerável redução de custos para a sua empresa.

Qual cliente visitar primeiro, quais atividades priorizar em uma viagem corporativa, como organizar a agenda e como não perder tempo na execução de atividades, são pontos que precisam ser pensados, pois trazem um impacto positivo no caixa da empresa. 

9. Reduza custos administrativos (tarifas bancárias)

Negociar as tarifas bancárias é um dos pontos que podem influenciar nos lucros da empresa no final de um ano. Avalie as tarifas pagas atualmente e os serviços prestados pelo banco e corte tudo o que for dispensável.

E, mesmo que você não tenha intenção de cancelar determinado serviço, entre em contato com seu gerente de contas e peça ajuda para negociar as tarifas. Por exemplo, uma empresa que realiza muitas vendas através de meios de pagamento, pode conseguir uma boa redução na tarifa e economizar milhares de reais todos os meses. 

10. Faça gestão tributária (gestão fiscal)

As pequenas e médias empresas acreditam que aderir ao Simples Nacional seja a melhor opção. No entanto, muitas vezes, esse regime não é o mais adequado para o negócio. E essa aparente redução de custos pode significar prejuízos no futuro e até mesmo problemas com a Receita Federal. 

Procure um profissional capacitado para ajudar na gestão fiscal da sua empresa e verifique se o regime fiscal escolhido é o mais adequado para o volume do seu negócio. 

Então, o que você achou dessas ideias para ajudar na redução dos custos da sua empresa? Agora é só aplicar essas dicas e começar a aumentar seus lucros!

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